Почему же возникает такая проблема? И что мешает осуществлять надлежащий контроль? Рассмотрим несколько характерных ситуаций, которые возникают при плохо организованном документообороте на предприятии.
1.Типичным примером служит забывчивость менеджеров по продажам, когда они выставляют счета без оформлении договоров. Бухгалтера могут не заметить их отсутствие, т.к. в первую очередь отслеживают получение оплаты по счетам. А если вдруг отношения с клиентом доведут до суда, например, чтобы взыскать дебиторскую задолженность… В таких случаях отсутствие полного пакета документов может сильно повредить компании-продавцу.Для чего нужен Контроль возврата документов смотрие на нашем сайте.
2.Часто покупатели не возвращают товарные накладные или делают это с опозданием. Такое возможно, например, когда ТОРГ-12 отправляется клиенту вместе с товаром в запечатанных коробках сторонней транспортной компанией. Покупатель обязан подписать документы, поставить печать о отправить экземпляры продавца почтой или курьером. Нередко клиенты забывают это сделать, поэтому бухгалтерия поставщика вынуждена напоминать о возврате ТОРГ-12. Однако для этого требуется организовать эффективный контроль за документооборотом, иначе обязательно что-то будет пропущено.
3.Трудно приходится бухгалтерам, когда клиенты просят изменить реквизиты в накладных и счетах-фактурах, а также разбить одну накладную на несколько без изменения общей суммы. Так нередко поступают в бюджетных учреждениях, которые получают финансирование из разных источников. В результате появляется несколько редакций первичных документов, часть из которых надо выбросить. Вот здесь и появляется опасность допустить ошибку. Кроме того, подобная «возня» с бумагами отнимает много времени у бухгалтера.